1. ¿Cuántos documentos debe tener todo sistema informático que permita usar facturación electrónica?
-Tiquete electrónico
-Factura electrónica
-Nota de crédito
-Nota de débito
2. ¿Qué es una factura electrónica?
Es un documento que respalda un ingreso comercial para el emisor y un gasto para el receptor con efectos tributarios. Se envía electrónicamente mediante correo electrónico en formato PDF expresando de forma visual los datos contenidos en el archivo XML que conforma el documento válido. Así mismo este documento se acompaña de la respuesta del Ministerio de Hacienda indicando su aceptación o rechazo para permitir al receptor y al emisor conocer si el documento es válido ante la autoridad tributaria. Los comprobantes electrónicos tienen la validez de los comprobantes físicos que utilizábamos anteriormente.
3.¿Qué es un tiquete electrónico?
Es un comprobante electrónico de uso rápido para los comercios de alto tránsito que venden productos cuyo documento de venta no será utilizado como un gasto deducible. El tiquete tendrá su propia numeración diferente de las facturas electrónicas y tendrá un control del ingreso del emisor más no del gasto del receptor.
4. ¿Quiénes deben usar la factura electrónica?
Según la legislación vigente la lista de obligatoriedad en el uso de la facturación electrónica es:
– Sector Salud (15 de enero, de 2018)
– Sector Contable Financiero (1º de febrero, de 2018)
– Sector Legal (1º de marzo, de 2018)
– Sector Ingeniería, Arquitectura, Informática (2 de abril, de 2018)
– Otros Sectores (1º de mayo, de 2018)
5.- ¿Cuáles son los requisitos para utilizar la facturación electrónica en Costa Rica?
– Estar inscrito como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda
– Estar registrado en la página web del Ministerio de Hacienda como emisor-receptor de comprobantes electrónicos
– Adquirir la llave criptográfica en el ATV
6.- ¿Existen sanciones por no utilizar la factura electrónica?
Según la legislación vigente el Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece lo siguiente:
– Sanción de dos salarios base. Si reincide se le puede cerrar el negocio
– Sanción del 2% de los ingresos brutos no declarados. Hasta un máximo de 100 salarios base (¢43.100.000), si existiera incumplimiento en el suministro de información.
7. ¿Cómo selecciono la solución más adecuada a mis necesidades si no conozco de plataformas informáticas?
En mifacturasegura.com recomendamos que se consideren estos aspectos a la hora de seleccionar un proveedor para la plataforma de facturación:
-Madurez de la empresa que respalda el servicio: se necesita garantizar que se obtendrá soporte y asesoría por un equipo de expertos. Mifacturasegura.com cuenta con 20 años de experiencia en sistemas de facturación lo cual nos ha permitido poder contar con las herramientas necesarias para implementar la tecnología necesaria de forma exitosa.
-Madurez de la tecnología de la empresa: la complejidad de las plataformas que permiten dar el servicio es alta por lo que no se debe tomar a la ligera el usar una plataforma que no ha sido probada y depurada.
-Relación entre precio y funciones: hoy existen en el mercado una cantidad muy grande de proveedores que cobran precios muy bajos, siendo estos interesantes para el comprador a la hora de considerar el precio una razón para tomar la decisión; sin embargo la relación entre precio y calidad se debe tomar en cuenta ya que la plataforma que se requiere debe ser robusta, estable al menos de un 99.9%, y garantizar que será un servicio permanente en el tiempo.
-Respaldo de mi información y seguridad: mifacturasegura.com ofrece un servicio de almacenamiento de los comprobantes electrónicos de 5 años tal como indica la ley; este respaldo se realiza mediante una tecnología R1 en servidores DELL virtualizados con sistemas operativos LINUX CLOUD que garantizan la operatividad y buen desempeño de la solución. La plataforma corre dentro de un certificado de seguridad SSL y cuenta con alertas de acceso a la plataforma para garantizar la protección de la información.
-Manuales de uso, guías de apoyo y asesoría de un ejecutivo: se necesita acompañamiento de un equipo humano que entienda que este es un tema nuevo para muchos que genera temores y dudas. En mifacturasegura.com contamos con un equipo de asesores y soportistas, así como guías web de uso de la solución lo cual permite hacer uso de la herramienta de forma tranquila y con mucho éxito.
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