¡Prepárate para la Nueva Versión 4.4 de la Facturación Electrónica en Costa Rica!

La facturación electrónica en Costa Rica está por experimentar una gran transformación con la implementación de la nueva versión 4.4. Si bien este cambio traerá avances tecnológicos significativos, también trae consigo varios retos que las empresas deben tener en cuenta para estar preparadas y alineadas con las nuevas regulaciones. Si eres emprendedor o parte de una empresa que depende de la facturación electrónica, es fundamental que comprendas los cambios que entrarán en vigencia, especialmente con la entrada del nuevo sistema Tribu-CR.

Lo que debes saber sobre la versión 4.4 de la factura electrónica

A partir de junio 2 de 2025, el sistema ATV del Ministerio de Hacienda dejará de operar y será reemplazado por Tribu-CR, un sistema que permitirá a los contribuyentes declarar y pagar en un solo lugar. Este cambio generará un importante avance para los emprendedores y trabajadores independientes, quienes llevan años esperando la modernización del sistema.

Los retos que enfrentarás con la versión 4.4

La nueva versión introduce más de 140 cambios, y algunos de los más importantes son los siguientes:

  • Emisión y Recepción en Múltiples Versiones: Durante los meses previos al 1 de setiembre de 2025, deberás estar preparado para recibir documentos electrónicos tanto en la versión 4.3 como en la versión 4.4 dado que los emisores podrán decidir cual utilizar. Recuerda que en la versión 4.4 se dará la obligación de emitir a partir del 1 de setiembre, por lo que antes de esta fecha será opcional. La fase de transición requiere claridad en los emisores y receptores ya que se necesitará gestionar ambas versiones de manera eficiente. Es fundamental contar con un sistema flexible que permita esta transición sin problemas.
  • Recibos de Dinero: Se deben emitir comprobantes de “Recibo Electrónico de Pago” para los abonos de facturas a crédito que tienen el IVA diferido.
  • Combo explosionado: La nueva versión 4.4 asegura que los combos, surtidos y paquetes estén correctamente identificados y clasificados en las facturas electrónicas, permitiendo un mejor control y cumplimiento de la normativa fiscal.
  • Tipos de identificación del emisor: Se agregan al campo tipo de identificación “Extranjero no domiciliado” y “No contribuyente” en el caso de facturas de compra.
  • Tipo de identificación del receptor: Se agrega el campo “Extranjero No Domiciliado” y además se aumenta el tamaño del campo a 20 caracteres.
  • Detallar VIN en la venta de vehículos: según el CABYS se requerirá definir el VIN del vehículo.
  • Detallar partidas arancelarias en la venta de mercancías por medio de factura de exportación: cuando se realicen ventas de mercancías con factura de exportación se deben detallar las partidas arancelarias asociadas según las categorías.
  • Definir registro de Bebidas alcohólicas: cuando el documento electrónico incluya mercancías tipificadas como bebidas alcohólicas se debe detallar el código de registro de dicha bebida.
  • IVA cobrado en fábrica: Se utiliza cuando se está cobrando el IVA a nivel de fábrica o cuando es venta exenta según el sistema especial de determinación de IVA a nivel de fábrica, mayorista y aduanas.

Principales cambios en la facturación electrónica para el cliente final

Con la versión 4.4, se eliminan ciertos elementos y se introducen mejoras significativas que facilitan el proceso de facturación:

  • Eliminación del nodo “Fax”: Ya no será necesario incluir el nodo de fax tanto para el emisor como para el receptor.
  • Ajustes en los campos del receptor: Ahora podrás registrar hasta cuatro direcciones de correo electrónico del receptor. Los sistemas de PROCOM incluyen la funcionalidad de departamentos para poder asociar a un receptor correos electrónicos adicionales según corresponda al departamento que genera el gasto electrónico.
  • Definir la actividad económica del receptor: Será necesario definir la actividad económica del receptor al emitir o recibir la factura.
  • Detallar el tipo de descuento que se aplica a una factura: Descuento por Regalía, Descuento por Regalía IVA Cobrado al Cliente, Descuento por Bonificación ,Descuento por Pronto Pago, Descuento por volumen, Descuento por Temporada (estacional), Descuento promocional,Descuento al menudeo,Descuento Comercial,Descuento por frecuencia,Descuento sostenido,Otros descuentos
  • Ofrecer más detalles sobre las exoneraciones aplicables a una factura:  se debe detallar información como el artículo y el inciso, adicionalmente si se selecciona la opción de “otros” en el tipo de documento, entonces se solicitará el nombre de la institución que emitió la exoneración otro.

 Mejoras en los procesos internos de facturación

Entre los cambios clave para los procesos internos, destacan:

  • Proveedor de Sistemas: Se incluirá un campo para identificar el “Proveedor de Sistemas”, lo que permitirá conocer qué sistema está generando los comprobantes electrónicos.
  • Códigos de Condiciones de la Venta: Se ajustarán los códigos de “Condiciones de la Venta”, facilitando una mejor categorización de las transacciones comerciales, como la venta de mercancías no nacionalizadas, arrendamientos, entre otros.

Preparándote para los nuevos requisitos fiscales

La nueva versión también introduce ajustes fiscales significativos, como la inclusión de campos específicos para el IVA cobrado a nivel de fábrica y la exoneración en zonas francas. También se introducirán nuevos códigos para medios de pago, incluyendo SINPE Móvil y Plataformas Digitales.

¿Cómo puede PROCOM ayudarte?

En PROCOM, entendemos que el cambio hacia la nueva versión 4.4 puede ser complejo, por eso ofrecemos soluciones personalizadas para asegurar que tu empresa cumpla con todas las normativas sin contratiempos. Nuestro software está diseñado para adaptarse a las nuevas reglas de facturación electrónica, brindándote las herramientas necesarias para hacer la transición sin dificultades.

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